ASIAKIRJAJULKISUUS

YTK Työttömyyskassa on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain 28 §:n 1 momentin mukaan tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.

Julkisuuslain 4 §:n mukaan viranomaisella tarkoitetaan paitsi selvästi julkiseen hallintokoneistoon kuuluvaa organisaatiota, myös yksityisoikeudellista yhteisöä, jos sille on lainsäädännössä annettu julkinen tehtävä. Työttömyyskassa on yksityisoikeudellinen yhteisö, jonka tehtävä työttömyyskassalain 1 §:n 1 momentin mukaan on työttömyysturvalaissa tarkoitetun ansioturvan ja siihen liittyvien ylläpitokorvausten järjestäminen jäsenilleen.

Julkisuuslain mukaan työttömyyskassa rinnastetaan viranomaiseen vain siltä osin, kun se käyttää julkista valtaa. Tällaisella julkisen vallan käyttämisellä tarkoitetaan esimerkiksi puuttumista yksityisen oikeusasemaan hallintopäätöksellä, kuten etuuksien myöntämistä. Laki koskee siis työttömyyskassan kaikkea toimintaa, joka liittyy etuuksien järjestämiseen jäsenilleen.

Kuvauksen tarkoitus on avustaa yksilöitä ja yhteisöjä YTK Työttömyyskassan tietovarantoihin ja asiarekisteriin kohdistuvien tietopyyntöjen tekemisessä. Tietopyyntö on viranomaisen asiakirjaan kohdistuva pyyntö, jossa pyynnön esittäjä pyytää saada tietoa viranomaisen asiakirjasta. Pyyntö voi koskea yksittäistä tietoa tai asiakirjaa, eri tietolähteissä olevasta tiedosta koostuvaa asiakirjaa tai laajempaa viranomaisen aineistoa.

Tietopyyntö on julkisuuslain 13 §:n mukaan yksilöitävä riittävän tarkasti. Yksilöidyn pyynnön perusteella voimme selvittää, mitä tietoa tai asiakirjaa pyyntö koskee.

Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus

tarkastaa omat henkilötietonsa
pyytää omien tietojensa oikaisemista tai poistamista
pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle
peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleiskuvaus hallussamme olevista tietoaineistoista ja niiden rakentumisesta. Kuvauksessa olemme esittäneet tietovarannot loogisesti yhteenkuuluvien tietoaineistojen kokonaisuuksina.

Tietopyynnön tekeminen ja yhteystiedot

Jos haluat tehdä tietopyynnön, joka koskee tässä kuvauksessa mainittuja asiarekisterin tai tietovarannon sisältämiä tietoja, osoita tietopyyntö meille postitse:

YTK Työttömyyskassa
PL 100
32201 Loimaa

tai sähköpostitse:

[email protected]

Edellä mainittuja yhteystietoja käyttäessä tietopyyntö ohjautuu asiakaspalveluun, missä rekisteröimme sen määräaikojen seuraamiseksi. Asiakaspalvelumme toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi oikealle taholle.

Omien henkilötietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä toimittamalla henkilötietojen tarkastuspyyntö postitse yllä mainittuun osoitteeseen tai lähettää se OmaYTK:n kautta.

Pyynnön vastaanottamisen jälkeen käsittelemme tietojen luovutusasian voimassa olevan lainsäädännön mukaan ja annamme pyyntöön vastauksen lain edellyttämässä ajassa. Jos asiakirja on julkisuuslain mukaan salassa pidettävä, emme luovuta asiakirjaa.

YTK Työttömyyskassan tietojärjestelmät

Käsittelemme jäsenten ja etuudensaajien tietoja työttömyysturvalain perusteella hoitaaksemme julkista hallintotehtäväämme. Lisäksi käsittelemme työntekijöidemme tietoja työsopimuslain perusteella.

Seuraavat tietojärjestelmät sisältävät asiarekisteriin tai palveluiden tiedonhallintaan liittyviä tietoja

Asian käsittelyjärjestelmä
Etuuksien maksatusjärjestelmä
Puhelujärjestelmä
Jäsenrekisteri
Sähköinen viestintäjärjestelmä OmaYTK
Uutiskirjeen lähetysjärjestelmä
Henkilöstöhallinnon järjestelmä
Taloushallinnon järjestelmä
Asiakaskokemuksen mittaaminen

Tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin ja hakukriteerit

Tässä kuvauksessa tietoaineistolla tarkoitetaan samaa kuin miten laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) sen määrittää. Tietoaineisto on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva, tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus.

Olemme jakaneet tietoaineistomme päätietoryhmiin, joita ovat palvelutuotannon tiedot, henkilöstöhallinnon tiedot sekä talouden ja hallinnon tiedot.

Tietopyyntöjen yksilöimiseksi ja täsmällisten tietopyyntöjen mahdollistamiseksi kuvauksessa luetellaan, minkä tyyppisillä hakutekijöillä on mahdollista hakea tietoja asiakirjassa esitellyistä tietojärjestelmistä. Näillä hakutekijöillä tarkoitetaan tietoaineistojen sisältöä kuvaavia ja niihin kohdistuvia hakuja helpottavia tietoja. Hakutekijät eivät rajoita asiakirjajulkisuutta tai tiedonsaantia, vaan informoivat tietopyynnön tekijää siitä, minkälaisilla hakuja helpottavilla hakutekijöillä voimme tietopyyntöihin vastata viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä tarkoitetun tietopyynnön perusteella.

Järjestelmissämme ei ole yleisesti käytettävissä olevia avoimia teknisiä rajapintoja.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpito

Kuvausta ylläpitää YTK Työttömyyskassan asiakirjahallinnosta vastaava taho.